FLEXIO. Albo fornitori, gestione gare e esecuzione contratti
HCO2 ha creato Flexio, il software per la gestione trasparente di appalti pubblici e privati attraverso la quale le aziende possono controllare ad ogni passo l’iter di selezione dei fornitori, la gestione complessiva di una gara d’appalto e la fase cruciale di esecuzione contratti.
Moduli del Software
1
Albo Fornitori
Garantire il processo della qualifica telematica dei fornitori e la generazione automatica del «Rating».
2
Gare d'Appalto
Gestione di tutte le tipologie di gare telematiche: affidamenti diretti, procedure negoziate, aperte e ristrette.
3
Negoziazione
Funzionalità di negoziazione, gestione della documentazione contrattuale, ottimizzazione del rapporto qualità/prezzo, trasparenza del processo.
4
Esecuzione Contratti
Monitoraggio e gestione di tutte le fasi contrattuali, assegnazione delle responsabilità, avvisi automatici e rendicontazione.
Tecnologia
X View come partner storico sviluppa i software utilizzando le enormi potenzialità del database Oracle passando per l’applicativo low-code Application Express (APEX) che permettono uno sviluppo di software on-premise e in cloud agile e completo.
Funzionalità Principali
1
Albo Fornitori
- QUALIFICA - Garantire il processo della qualifica telematica dei fornitori e la generazione automatica del Rating.
- ALBO TELEMATICO - Archivio digitale sui fornitori attivi (accreditati) e potenziali con una panoramica completa delle fasi di qualifica.
- DOCUMENTAZIONE - Caricamento, catalogazione e gestione della documentazione fornitori con scadenze e completamento degli adempimenti.
- ALERT - Segnalazione automatica di documentazione incompleta o scaduta ai responsabili del Procurement.
- AUDIT - Gestione di informazioni analitiche ed aggiornate con tracciabilità delle variazioni e validazioni.
- REPORT - Interrogazione dell’intero Albo Fornitori con schede personalizzabili.
1
Rating Fornitori
- RACCOLTA DATI - Al potenziale fornitore, in fase di registrazione all’albo, vengono richiesti dei dati e documenti, da mantenere aggiornati al termine del processo di qualifica.
- QUALIFICA - La qualifica dei fornitori avviene attraverso gli adempimenti previsti dal processo di selezione, il Rating e gli «Indicatori di Performance» che valutano i fornitori in tutte le fasi.
- ANALISI - La comparazione dei fornitori è facilitata da una «Panoramica» di analisi che permette di verificare i fornitori migliori sulla base dei criteri di valutazione impostati.
2
Gare d'Appalto
- TIPOLOGIE - Gestione di tutte le tipologie di gare telematiche, tra cui affidamenti diretti, procedure negoziate, aperte e ristrette.
- NEGOZIAZIONE - Inserimento di tutte le fasi negoziali, riducendo i tempi di esecuzione, garantendo la trasparenza e l’assoluta imparzialità durante il processo di «Procurement».
- SICUREZZA - Garantisce l’assoluta inviolabilità dell’offerta attraverso l’uso della procedura della Busta Chiusa Telematica.
- DOCUMENTAZIONE - Caricamento, catalogazione e interrogazione sicura di tutti i documenti collegati alla gara.
- ALERT - Definizione di Avvisi configurabili per notificare gli eventi sia ai responsabili del processo di Procurement, sia ai fornitori.
4
Esecuzione Contratti
- ESECUZIONE - Processo di gestione e di monitoraggio dell’esecuzione di ogni fase del ciclo del contratto: avvio, variazioni, verifiche contestazioni, sospensione, sinistri.
- RESPONSABILITÀ - Inserimento del Responsabile Unico del Procedimento (o Direttore Esecuzione Contratto) come da art. 101 del D.Lgs. 50/2016 con il supporto degli strumenti di analisi e reporting.
- CONTROLLO - Definizione di un modello di «Alerting» tramite avvisi personalizzabili su adempimenti, rinnovi ed altri elementi contrattuali rilevanti che supportino le funzioni di controllo dei responsabili.
- VALUTAZIONE - Misurazione delle performance dei fornitori nell’adempimento degli obblighi contrattuali.
Vantaggi
- EFFICIENZA - Riduce i costi amministrativi ed i tempi delle procedure di gare e appalti ottimizzando i processi di approvvigionamento e favorendo il raggiungimento del miglior rapporto qualità/prezzo.
- TRASPARENZA - Assicura la tracciabilità degli eventi e la trasparenza in ogni fase del processo di affidamento.
- FLESSIBILITÀ - Elevata adattabilità ai processi di Acquisto di Enti e Aziende e configurabilità secondo i propri modelli di «Procurement».
- COMPLIANCE - Gestisce i processi di gara secondo le norme comunitarie a garanzia della regolare esecuzione.
- INTERAZIONE - Guida i fornitori nell’accreditamento e nella partecipazione alle gare telematiche automatizzando il processo.
- SEMPLICITÀ - Funzionalità di facile utilizzo per gli utenti.
- INTEGRAZIONE - Tecnologia aperta alla comunicazione con sistemi esterni (ad es. Gestionale, Documentale, ecc.).